아마 이 글을 클릭했다면 이런 고민으로 골머리를 썩히고 있는 직장인일 것 같애. 나름 열심히 한다고는 하는데, 업무량이 워낙 많아서 제때 퇴근하는 게 힘든 사람들도 있을 것 같고.
그동안 마땅한 해결책을 찾지 못해서 많이 헤맸을텐데 고생 많았어. 이번 글에서 우리 직장인들의 노고를 확실하게 덜어줄 수 있는 방법을 알려줄게!!👇
출처 : 노션 공식 인스타그램(@notionhq_kr)
오늘 소개할 서비스는 ‘노션 AI’이야.(절대 광고 아님❌❌)
일단 노션은 K 직장인이라면 다들 한 번씩 써봤을텐데 모르는 사람들을 위해 잠깐 설명해줄게. 노션은 온라인에 기록할 수 있는 메모 서비스야. 내용을 보기 좋게, 예쁘게 기록할 수 있어서 출시하자마자 큰 각광을 받았었지. PC와 모바일 연동이 좋았던 것도 한 몫했고.
그렇게 개인 메모로 쓰이던 노션이 여러가지 기능들을 도입하면서 점점 몸집이 커지기 시작했어. 지금은 사내 전산으로 쓰는 기업들까지 생겨나고 있으니 뭐 말 다했지. 오늘은 그 중에서도 '노션 AI'라는 기능을 사용해서 업무를 최적화 할 수 있는 방법에 대해서 말해볼까 해.
이 노션 AI만 잘 활용하면, 평소에 엑셀 공식 하나 짜는 것도 어려워하던 사람도 복잡한 프로젝트 대시보드를 뚝딱 만들어낼 수 있어. 그럼 시작해보자🦉
AI 회의록 관리
회의가 끝나면 그 다음 뭐해야 돼? 회의록 써서 내용 정리해야 되잖아. 직장인들 국룰이지. 근데 그럴때마다 시간 오래걸리지 않았어? 녹음 파일 다시 들어가서 듣고.. 그 안에서 핵심 내용 파악하고.. 담당자별로 할 일 정리해서 분배하고.. 보통 1~2시간은 족히 걸리잖아.
이때 노션 AI를 쓰면 알아서 회의 내용을 체계적으로 정리해줘. 예로 들면 "오늘 회의에서 나온 안건들을 담당자별로 정리해서 할 일 목록으로 만들어줘"라고 하면 몇 초 만에 깔끔한 표 하나가 나오는거지.
더 놀라운 건 "지난번 회의때 나온 내용에서 우리가 아직 못한 게 뭐가 있어??"라고 물어보면 미완료 항목들을 자동으로 찾아서 알려준다는 점이야. 이런 기능을 직접 만들려면 복잡한 공식과 데이터베이스 지식이 필요했는데, 이제는 그냥 말로 뚝딱 요청하면 끝낼 수 있어.
노션 AI로 회의록 관리하기
프로젝트 진행 상황 관리
프로젝트할 때 가장 어려운 게 진행 상황 공유하는 일이야. 누가 뭘 하고 있고 어디까지 진행됐는지 파악하려면 팀원들한테 일일이 다 물어봐야 되잖아.
노션 AI는 이런 프로젝트 진행 상황 관리에 대한 번거로움도 쉽게 해결할 수 있어. 팀원들이 각자 업무 진행 상황을 업데이트해두면, AI가 알아서 팀 전체 현황을 정리해줘. 팀장 입장에서는 "우리 팀 이번 주 진행 상황 요약해줘"라고 하면 누가 뭘 완료했는지? 어떤 일이 지연되고 있는지? 다음 주에 집중해야 할 업무가 무엇인지? 한눈에 볼 수 있는거야. 하물며 데드라인이 촉박한 상황에서는 "프로젝트를 제때 완료하려면 뭘 우선적으로 뭘 해야 돼?"라고 물어보면 우선순위까지 제안해줘.
이번주 팀 일정 상황 확인하기
프로젝트별 완료율 계산도 가능해. 대화하듯이 그냥 편하게 요청하면, AI가 알아서 필요한 계산 공식을 만들고 가시성 좋은 막대 그래프까지 그려서 딱 보여주는거지. "50% 이하인 프로젝트는 빨간색으로 표시해줘"와 같이 디테일한 요청사항도 다 반영해줘. 이런거 하나하나 내가 다 만든다고 해봐. 생각만 해도 끔찍하지.
그리고 다른 앱이랑 연동성도 좋아. 슬랙에서 나눈 대화를 가져올 수도 있고, 구글 드라이브에 있는 파일들까지 찾을 수 있어. 자료 찾는데만 하루종일 걸렸는데, 이제는 노션에 다른 앱들 연동해서 AI한테 물어보면 바로 찾아주는거지.
담당자별 작업 진행현황 페이지 제작하기
내 업무 패턴까지 학습하는 똑똑한 AI
내 주변 사람들도 노션을 잘 쓰고 있는데, 노션 AI를 쓰다가 놀라운 점을 발견했대. 매주 금요일마다 주간 리뷰를 작성하는 지인이 있는데, 언제부턴가 금요일 오후에 "이번 주 성과 정리할까요?"라고 먼저 물어본다는거야.
처음에는 단순히 내가 요청한 것만 처리해주다가, 점점 필요할만한 것들을 예상해서 미리 제안한다는거지. 그니까 AI가 사용자의 업무 스타일을 학습하고 있었던거야. 살짝 무섭긴 한데 장난 아니지ㄷㄷ
자주 쓰는 표현이나 방식을 기억해서 내 스타일에 딱 맞는 리포트를 만들어준다던지. 그 외에도 데드라인이 다가오면 우선순위 알림이 온다던지 등등. 이제는 노션이 거의 내 1:1 비서로 움직이는 느낌이야.
노션 AI로 이번 달 성과 측정하기
노션 AI의 현실적인 한계
물론 아직 완벽하지는 않아. 영어로 질문하면 거의 완벽하게 알아듣는데, 한국어는 가~끔 엉뚱한 답변을 내놓는 경우가 있어. 특히 직장마다 쓰는 용어가 조금씩 다르잖아. 그런 은어들은 잘 이해 못해서 이런 경우에는 좀 더 쉽게 풀어서 설명해야되는 불편함이 있어.
복잡한 작업을 시키면 시간이 좀 오래 걸리는 편이라 간단한건 직접 하는 게 더 빠를 때도 있어. 그리고 가장 조심해야 되는거!! 중요한 데이터를 잘못 건드릴 수도 있다는 점이야. 예로 들어, 완료된 프로젝트를 전달해달라고 했는데 아직 진행 중인 프로젝트까지 건드릴 수 있어. 그니까 반~드시 담당자가 한 번 더 검토하는 걸 추천해.
노션 AI를 쓰다보면 모든 일을 다 맡기려는 습관이 생길 수 있어. 근데 알다시피 의존도가 너무 높아지는 건 스스로 조심해야 돼. 본인이 직접 기획하고 생각해야 되는 부분인데, 그것마저 AI에게 의존하면 정작 중요한 순간에 스스로 판단하는 능력이 부족해질 수 있거든.
AI는 어디까지나 보조 도구야. 핵심적인 의사결정이나 창의적인 아이디어는 우리 인간의 일이지. 둘의 역할을 명확하게 구분해야 된다는 소리야. 그러려면 어떡해야겠어? 내가 AI에게 정확히 무엇을 원하는지 전달하는 능력, AI가 답변해 준 결과를 제대로 해석하고 활용할 수 있는 능력이 필요하겠지. 그 부분도 같이 염두해두자!
